From ISP admin

Automatické upomínky - Emailové šablony

Tato funkce přímo nesouvisí se záložkou Fakturace / Upomínky, ale plní stejnou funkci s tím rozdílem, že upomínky se generují automaticky a přímo odesílají na zákaznické emaily. Všechny volby tohoto přehledu jsou popsány při vytváření šablony.

Pokud si nepřejete zahrnout své VIP klienty do seznamu osob k obesílání, nastavte v kartě klienta každému položku Neposílat upomínky automaticky.

Definice šablon upomínek, které pak můžete použit pro ruční generování, nebo nastavení automatického generování pro odeslání upomínek na emaily klientů po uplynutí stanovené doby po splatnosti faktur.

Automaticky generované upomínky se generují a zasílají každý den v 07:00 hodin. Vygenerují se pouze upomínky vyhovující pravidlům zadaným v jednotlivých šablonách. Pokud vytvoříte novou šablonu upomínek, bude se její aplikace vztahovat pouze na faktury klientů, které přesáhnou dobu splatnosti teprve až v době její existence. Pro faktury, jejichž doba splatnosti přesahuje tu než je nastavena v šabloně, se automatické upomínky generovat nebudou.

Pokud tedy vytvoříte šablonu upomínek na pět dní po splatnosti, každý následující den v 07:00 hodin se provede kontrola všech faktur s překročenou dobou splatnosti a u těch, které budou mít dobu po splatnosti právě pět dní, budou upomínky řádně vygenerovány. Pokud však některé faktury mají dobu splatnosti překročenu například o deset dní upomínky vygenerovány nebudou, protože v době, kdy byly právě tyto faktury pět dní po splatnosti, šablona ještě neexistovala. Můžete však založit další šablonu upomínek s dobou splatnosti patnáct dní, která tyto faktury již zpracuje.

Postup při odesílání automatické upomínky:

• automatické upomínky se generují 1x denně v 7:00 ráno.
• projdou se šablony Fakturace / Nastavení / Upomínky, u kterých je nastaveno "Odesílat automaticky"
• poté se projdou faktury, které jsou po splatnosti tolik dní, kolik je v šablonách uvedeno
• najde-li systém takovou fakturu, zkontroluje, jestli je zákazníkovi povoleno posílat autom. upomínky Karta klienta / Informace / Upravit a dále jestli klient dluží více než min. částka pro odeslání upomínky Fakturace / Nastavení / Obecné / Minimální částka pro odeslání upomínky
• dále klient musí mít uvedenou emailovou adresu a jeho zařazení (fakt. skupina, stav, skupina) musí odpovídat šabloně upomínky
• jsou-li všechny podmínky splněny, upomínka se odešle a zapíše se do historie Historie / Odeslané upomínky

---

Přidat novou šablonu

Tímto tlačítkem definujete nové šablony pro odesílání upomínek, úpravy šablon jsou totožné. Šablony lze využít jako vzory pro ruční fakturaci, nebo zatržením políčka "Odesílat automaticky" můžete nastavit, aby se systém staral o generování upomínek zcela samostatně.

Tato obrazovka je téměř shodná s ručním generováním upomínek s tím rozdílem, že zde přibyly dvě nové položky k nastavení "Odesílat automaticky" a "Odesílat", které jsou popsány níže.

Pokud si nepřejete zahrnout své VIP klienty do seznamu osob k obesílání, nastavte v kartě klienta každému položku "Neposílat upomínky automaticky".

Název

Název, nebo krátký popis automatické upomínky. Bude se zobrazovat také jako název v ručním generování upomínek pro výběr nadefinované šablony.

Předmět

Předmět odesílaného emailu.

Připojovat všechny neuhrazené faktury

Pokud se k danému klientu vztahuje více neuhrazených faktur, touto volbou je můžete připojit k vystavené upomínce a zaslat klientovi k uhrazení.

Zasílat souhrnnou složenku

Všechny jednotlivé platby se nahradí jedinou celkovou složenkou. Necháte-li volbu neoznačenou, bude možné zobrazit vygenerované faktury bez přiloženého vzoru složenky tlačítkem Zobrazení upomínek bez mailu.

Odesílat automaticky

Nastavení automatického generování odesílání upomínek na klientské emaily.

Odesílat

Zde můžete určit po kolika dnech po splatnosti se budou upomínky odesílat.

Zpoplatnit upomínky

Přejete-li si zpoplatnit zasílání upomínek (vhodné z motivačních důvodů), můžete zde zadat požadovanou cenu. Tato částka se přidá jako průběžná položka na nejbližší vystavovanou fakturu.

Seznam systémových proměnných

Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí seznam proměnných v těchto několika kategoriích: Klient, Internet, VoIP, Upomínky, atd. Všechny tyto proměnné mohou být využity při sestavování šablon smluv.

Text zprávy

Pomocí HTML editoru vytvořte vlastní text upomínky, můžete využít systémové proměnné.

Na zalozce "Fakturace/upominky" je mozne vygenerovat upominky, ktere je mozne vytisknou a zaslat klientum. Tex upominky je mozne zmenit v nastaveni.
 System automaticky provede doplneni spravnych udaju o dluzne castce klienta, adrese .....

FAKTURACE - v menu "Fakturace / Upominky" je mozne vygenerovat seznam upominek k aktualnimu dni. Vygenerovanim upominek se do systemu ulozi seznam dopisu, ktery se

 nasledne vytiskne a zasila se dluznikum pozemni postou. Pripraveny vzor dopisu je ulozen v "Nastaveni / Smlouvy" pod polozkou "Fakturace-Upominky".
 V dopisu je mozne pouzit promenne $UPOMINKY_FAKTURY_ITEM$, ktera v dopise zobrazi seznam dluznych faktur vcetne castku a $UPOMINKY_CENA$, coz je celkova
 dluzna  castka klienta.

- v seznamu vzoru smluv ( "Nastaveni / Smlouvy" ) je seznam rozdelen na dve casti - "Systemove smlouvy", kde je mozne editovat vzor upominky a informacniho

 dopisu zasilany klientum a na "Uzivatelske smlouvy", kde je mozne nahravat vlastni vzory pro PDF nebo RTF ( podle nastaveni promenne "smlouva_typ" )

- systemove smlouvy jsou pouze v PDF formatu a editace se provadi pres HTM editor

- V upominkach ( Fakturace / Upominky ) je mozne vygenerovane upominky ve formatu PDF odeslat klinetum na mail. Pri kliknuti na ikonu

 "obalky" se zobrazi seznam emailovych adres na ktere se upominka odesle. Po kliknuti na tlacitko "Odeslat" se upominky odeslou

- v upominkach ( "Fakturace upominky" ) je mozne vygenerovane upominky i odstranit

- pri generovaní upomínek ( "Fakturace / Upominky" ) je mozne nyni vygenerovane upominky zobrazit zvlast pro klienty, kteri maji maji nastaveno odesilani

 dokumentu mailem a nebo pozemni postou. Pokud maji klienti nastaveni odesilani mailem, tak je mozne upominky zaslat i na klientske maily

FAKTURACE UPOMINKY - v teto verzi je kompletne predelan system odesilani upominek klientum - odesilani upominek v PDF se prilis neosvedcilo, protoze bylo problematicke z HTML sablony vytvorit PDF soubor, ktery bude mit stejny format jako sablona

 v HTML. take bylo potreba cely system zautomatizovat a "vylepsit"

- Nyni se upominky primarne zasilaji mailem v HTML a nikoli v PDF - v menu "Fakturace / Nastaveni / Upominky" je mozne nastavit sablony upominek. Zde se nastavuje predmet odesilaneho mailu, text odesilaneho mailu a

 dalsi dulezite udaje
 - "Pripojit vsechny neuhrazene faktury" - k upomince se pripoji vsechy neuhrazene faktury jako priloha v PDF
 - "Zasilat souhrnou slozenku"           - Pokud je tato volba aktivovana, tak se k mailu klienta prilozi take souhrna slozenka na celou dluznou castku.
 Tim muze klient cely dluh uhradit jednou platbou a nemusi posilat vice plateb
 - "odesilat upominku automaticky"       - Pokud je tato volba aktivovana upominka se automaticky odesle po uplynuti zadaneho "poctu dni po splatnosti".
 V praxi to znamena, ze pokud je faktura vystavena napriklad 1.9, splatnost faktury je 14.9 a pocet dni po platnosti je nastaven na 5, takse upominka
 odesle 19.9. Pokud se zde nastavi napriklad pocet dni po splatnosti na -2, tak se vlastne upominka odesle 2 dny pred splatnosti. Tim je mozne zakaznika
 upozornit, ze ma za 2 dny splatnost faktury a stale jeste faktura neni uhrazena. V teto verzi se upominky jeste automaticky neodesilaji. To bude
 aktivovano po radnem otestovani, pravdepodobne ve verzi 3.12

- pokud jsou nastavey sablony upominek, tak je mozne zasilat uponinky z menu "Fakturace / Upominky" - az budou upominky odladene, tak se pridaji jeste dalsi funkce a to odesilani upominek na sms ( v pripade pouzivani SMS brany ), tisk upominek, odeslani

 pozemni postou a take zpoplatneni upominky

- vystavene upominky jsou razeny podle zakaznickeho cisla

ZPOPLATNENI UPOMINEK - v menu "Fakturace / Nastaveni / Upominky" je mozne vytvaret sablony upominek, kde se definuji parametry odeslani. - nyni je nove mozne zpoplatnit odeslani techto upominek. V menu "Nastaveni / Upominky" je mozne u kazde sablony nastavit i cenu za odeslani upominky

 a take zda se ma upominka zpoplatni ci nikoli

- v pripade, ze je upominka zpoplatnena, tak se pri odeslani upominky ulozi klientovi ve fakturaci prubezna polozka "odeslani upominky". Tato polozka

 se klientovi fyfakturuje na dalsi fakturu v nasledujicim fakturacnim obdobi

v menu "Fakturace / Nastaveni / Upominky" je mozne pri zpoplatneni upominky krome ceny zadat i sazbu DPH. Tim je mozne zadat zda se upominka

 zpoplatni castkou s DPH ( 19% ) a nebo bez DPH ( 0% )

- v nastaveni fakturace ( "Fakturace / Nastaveni" ) pridana nova polozka "request_for_pay_min_amount". Zde je mozne nastavit minimalni

 dluznou castku pri ktere se generuje automaticky upominka. Pokud je castka nizssi, tak se umpominka nevystavi

UPOMINKY - nove jsou rozsirene moznosti upominek. Nyni je mozne rozdelit upominky i podle fakturacnich skupin. V menu

 "Fakturace / Nastaveni / Upominky" je mozne nyni u kazdeho vzoru upominky vybrat z popup menu take fakturacni skupinu pro kterou
 tato upominka plati. Pokud neni fakturacni skupina uvedena, tak vzor upominky plati pro vsechny klienty ve vsech fakturacnich
 skupinach. V pripade, ze je fakturacni skupina vybrana, tak se pri automatickem odeslani upominek odeslou upominky pouze na
 urcene fakturacni skupiny

- v pripade "rucniho" generovani upominek je mozne vybrat fakturacni skupinu, pro kterou se upominky generuji

FAKTURACE UPOMINKY - po vygenerovani hromadnych upominek ( Fakturace / Upominky" je moznost odeslani i formou SMS. Ikonka je hned vedle ikonky pro odeslani

 upominek mailem. Po odeslani se odeslane upominky zapisi do historie v karte klienta.

- v karte klienta lze odeslat rucne samostatnou upominku. Moznost odeslani se nachazi v detailu faktury, ktera je neuhrazena po splatnosti.

 Pri odeslani se odesle mail s textem a touto fakturou v priloze, pred odeslanim je zde moznost prilozit vsechny neuhrazene faktury a take
tuto upominku zpoplatnit

- v menu "Fakturace / Nastavení / Obecne" v polozce "reminder_mail_copy" je mozne nastavit emailovou adresu pro zasilani kopie upminek.

 Pokud je tato emailova adresa vyplnena, tak se vsechny upominky odesilane klientup posilaji v kopii i na tento email

- v karte klienta je mozne odeslat jednotlivou upominku pro neuhrazenou fakturu. Toto jednotlive odeslani upominky je mozne v karte klienta

 v menu "Fakturace" kliknutim na detail faktury. Zde se zobrazi moznost odeslani upominky. Odeslani upominky je mozne pouze pro
 neuhrazena faktury. V opacnem pripade se tato ikona nezobrazi.

UPOMINKY - v sablonach a pri generovani upominek je dalsi filtr "Stav uzivatele", kterym je mozne omezit vyber klientu, pro ktere se upominky generuji.

 Dale je zde nova moznost provest zmenu stavu uzivatele na jiny stav vybranim z popup menu, takze se po generovani upominek zmeni stav uzivatelu.
 Zmeny stavu se propisuji do historie karty klienta.

- v menu "Fakturace / Nastaveni / Upominky" je nove pridano pridano rozbalovaci menu "Skupina uzivatele" podle ktereho je mozne upominky

 odesilat

- v menu "Fakturace upominky" je nove, u rucne vygenerovanych upominek, v prehledu novy sloupec "Detail" ( ikona lupy ). Kliknutim na tento detail se

 zobrazi podrobnosti o odeslanych upominkach. Jsou zde zobrazeni klienti, castky a je mozne zobrazit take upominku, ktera byla odeslana klientovi.

FAKTURACE UPOMINKY - pokud se posila upominka, tak je mozne v nastaveni automatickeho odeslani upominek ( Fakturace / Nastaveni / Upominky ) nastavit i zaslani souhrne slozenky.

 Nove se pri nastavene SK lokalizaci zasila souhrna slozenka Slovenske posty

- je-li nastaveno preposilani kopie automaticky odeslanych upominek na email ( "Fakturace / Nastaveni / obecne / reminder_mail_copy" ), tak se do predmetu emailu

 prida jmeno zakaznika, kteremu se upominka odesila ( aby bylo na prvni pohled jasne, komu byla upominka odeslana )

- v menu "Fakturace / Upominky" je nova zalozka "Historie", kde je zobrazen prehled, ktere upominky byli automaticky odeslane. Je mozne rozkliknout detail,

 kde se zobrazi podrobny "denni" prehled s klienty, kterym byla upominka odeslana. U kazdeho zakaznika je v tomto prehledu mozne zobrazit i text emailove
 zpravy, ktera se klientovi odesilala

- v menu "Fakturace / Upominky / Historie" je mozne z popup menu zobrazit automaticky odeslane upominky podle data a nebo typu upominky

- pridana nova polozka do "Fakturace / Nastaveni / Obecne" klic "reminder_additional_item_desc". Zde je moznost nastavit popis prubezne polozky vytvorene pri generovani upominky, ktera

 se prida v pripade zpoplatneni odesilane upominky

UPOMINKY na SMS - nove doplnena funkce automatickeho zasilani upominek na SMS - podporovano je odesilani upominek pres http://www.sms-brana.sk a take pres hardwarovou SMS branu - v menu "Fakturace / Nastaveni / Upominky" je nyni mozne nastavit zda se ma upominka odesilat emailem, SMS a nebo obema zpusoby - pro kazdy zpusob je pri nastaveni upominky pripraveno okno, kde je mozne napsat text upominky, ktery muze byt rozdilny pres email a pres SMS - v pripade upominky pres SMS se pri psani texty zobrazuje na kolik zprav bude SMS rozdelena a kolik znaku SMS obsahuje, aby bylo mozne optimalizovat pocet

 odesilanych SMS

- v seznamu nastavenych upominek je graficky zobrazeno, zda se odesila upominka pres SMS nebo pres email - pokud se odesila upominka "manualne" z menu "Fakturace / Upominky", tak podle nastavene sablony se v posle upominka pres email a pokud je nastaveno, tak i

 upominka pres SMS

UPOMINKY - v menu "Fakturace / Upominky / Generovat" -> detail upominky - nove sloupce "email" a "telefon". Dale je zde nove filtr pro vyber klientu "bez emailu",

 "bez telefonu" a "bez emailu a telefonu"

- v menu "Fakturace / Upominky / Generovat" lze kliknout na "pocet" -> zobrazi se sestava klientu s informacemi o poctu neuhrazenych faktur, pozastavenych sluzbach,

 smlouve, posledni platbe a bilanci. Sestava lze vytisknout v PDF

- v menu "Fakturace / Upominky / Generovat" -> odeslani pres SMS - novy sloupec "email" + moznost zobrazit klienty, kteri nemaji email a tem odeslat SMS - v menu "Fakturace / Upominky / Generovat" je novy sloupec "Klienti bez emailu a telefonu". V PDF se zobrazi klienti, kteri nemaji vyplneny email ani telefon

 (napr. pro odeslani upominky postou)

UPOMINKY - v menu "Fakturace / Nastaveni / Upominky" je nove mozne u upominky nastavit pocet dnu splatnosti OD - DO. Puvodne zde bylo mozne nastavit pouze presny pocet

 dnu po splanosti, kdy se upominka jednou zaslala klientovi. Nyni je moznost nastaveni rozsirena na interval, kdy se upominka bude odesilat. Pokud bude nastaven
 pocet dnu splatnosti OD - DO, tak se bude klientovi zasilat upominka kazdy den v tomto rozmeni. Pokud neni nastavena polozka pocet dnu splatnosti DO
 ( polozka je prazdna nebo ma hodnotu 0 ), tak se upominka odesle pouze jednou podle polozku pocet dnu splatnosi OD ( stejne jako se zasilali upominky drive )

Announcement

Dear client. We found not settled invoices:

$UPOMINKY_FAKTURY_ITEM$

Total amount outstanding is: $UPOMINKY_CENA$

The invoices had to be paid to _SLOZENKA_DAT_SPLATNOSTI_. Therefore, we urge that the amount owed has been paid to the best lodging in cash at our customer care center.

For every payment is necessary set VS or SS (contract number) When you dont pay it to deadline, the service will be disabled into 3 work days If the payment is credited to our account after the deadline above, there is a contractual entitlement to the connection fee 100CZK. Notification: If you are out of payment, we can charge you a contractual penalty 30CZK per day of delay by the General conditions for the operation and the provision of electronic communications.

Sincerely department of payments ISP admin