From ISP admin

Přidání nového / úprava stávajícího kontaktu

Pro zařazení konkrétního člověka do systému jej musíte takto zadat jako nová kontakt. Přidáním nového kontaktu si pouze zanesete reálnou osobu do systému. Aby se tento kontakt stal plnohodnotným zákazník využívajícím vašich služeb, musíte mu následně požadovanou službu přiřadit v jeho klientské kartě.

Klientské číslo

Klientské číslo každého zákazníka je uloženo v databázi systému. Jedná se o jejich unikátní identifikátor, se kterým pak systém dále pracuje, proto musí být toto číslo vždy jedinečné. Klientské číslo, jinak také ID klienta je déle použito jako číslo uzavřené smlouvy, jako variabilní symbol uvedený na faktuře pro identifikování platby a také jako výchozí přihlašovací jméno na uživatelského rozhraní. Po technické stránce je ID klienta použito pro značkování a zpracování klientských paketů ( mangle ) při průchodu jednotlivými routery Mikrotik.

Systém Vám sám nabídne první volné klientské číslo. Je vhodné používat číselnou řadu začínající aktuálním rokem, tedy 2009 nebo 09. Při zadání dalšího klienta bude nabízené číslo o jedničku vyšší. Klientské číslo si můžete také samozřejmě zvolit individuálně, například u připojování dříve zrušeného klienta.

V systému je možné nastavit ruční, nebo automatické přidělování identifikačních čísel klientům. Ruční zadávání se používá zejména, když si přejete zachovat shodná klientská čísla schodná s předchozím systém. Další možnost využití ručního zadávání je vedení určitých řad klientských čísel například podle roků. Pokud při přidávání klienta ručně zadáte jeho identifikační číslo, při následném zadávání dalšího klienta již bude předvyplněno nové číslo o jedničku větší. Nově přidaní klienti tedy mohou být snadno označeni čísly: 20090001, 20090002, 20090003, atd. Značení zákazníku tímto způsobem vám tedy na první pohled napoví, kdy byl konkrétní zákazník připojen, což může být vhodné s ohledem na to že klient ID je zároveň i číslo smlouvy. V neposlední řadě si tímto také zpřehledníte řazení v různých obrazovkách s přehledy uživatelů. Ruční zadaní klientského čísla využijete i v případě, kdy znovu zadáváte již dříve odpojeného klienta a přejete si mu přiřadit stejné číslo, jako to předešlé, což je vhodné pro procházení historie a dříve vystavených dokladů.

Pokud necítíte potřebu zabývat se předešlými způsoby přidělování klientských čísel, můžete zvolit automatické přidělování klientských čísel a systém se o vše postará automaticky. Tato volba eliminuje možnost lidské chyby, protože zadávací políčko na formuláři bude skryto. Nastavení klientských čísel můžete definovat v menu Nastavení / Systémové nastavení / Obecné položka typ_klient_number. Tuto položku lze kdykoliv změnit a oba způsoby tak kombinovat.

V případě, kdy používáte ruční zadávání, může nastat kolize klientských čísel. Systém si ale automaticky hlídá kolize klientských čísel, tak aby bylo každé číslo vždy jedinečné a kolize nahlásí. Každá změna klientského čísla je navíc zaznamenána v historii změn karty klienta.

Pokud jste zvolili automatické doplňování klientských čísel, nemůže ke kolizi klientských čísel nikdy dojít, systém ale i nadále hlídá kolize variabilních symbolu (nebo specifických symbolů, dle nastavení fakturace), tak aby byli vždy přiřazeny pouze jednomu kontaktu.

Jméno uživatele

Vyplňte příjmení a jméno vytvářeného klienta.

Soukromá osoba / Firemní zákazník

soukromá osoba je běžný klient. Pokud je přidávaný klient firma, musíte vyplnit IČO, DIČ a také případně pověřenou zastupující osobu

Ulice, PSČ, Město, Stát, Patro, Byt

Podrobně vyplníme adresní údaje, ty slouží k určení bydliště pomocí celosvětového mapového serveru Google Maps. Po vyplnění adresních údajů, můžete kliknout na tlačítko v pravé části obrazovky a zobrazí se vám přesná poloha bydliště kontaktu v integrovaném okně Google maps.

Číslo OP, Datum narození

Dodatečné osobní informace, upřesňující identitu klienta, není však potřeba vždy vyplňovat .

E-mail, Telefon, Fax...

Kontaktní údaje důležité pro komunikaci s klientem.

Označit uživatele

Takto označený zákazník je v seznamu kontaktů podbarven zelenou barvou pro odlišení od ostatních uživatelů. Do poznámky klientského účtu můžete popsat důvod označení a později jej vyřešit.

Přístup do uživatelského rozhraní

Zobrazuje přihlašovací údaje potřebné pro první přístup do klientské části systému ISP admin. Jako přihlašovací jméno se defaultně používá číslo klienta, lze však nastavit i vlastní uživatelská jména, změnou položky tech_support_login_name na hodnotu "1" v menu Nastavení / Systémové nastavení / Uživatelské rozhraní.

Vyplňte vlastní heslo, nebo kliknutím na Vygenerovat heslo se hodnota v poličku heslo nahradí náhodným číslem. Klient si může po přihlášení své heslo kdykoliv změnit a opět v nastavení uživatelského rozhraní můžete také vynutit změnu hesla po prvním přihlášení.

Skupina

Každý klient může patřit do určité skupiny Nastavení / Číselníky / Skupiny klientů Například, Firemní zaměstnanci, VIP, apod. Prefix skupiny není potřeba vyplňovat.

Stav

Můžete si označit v jakém stavu se vůči nám klient nachází, např. Připojený, Odpojený, Pozastavený, Nový uživatel, Stávající uživatel, apod... Nastavení / Číselníky / Stavy klientů

Zasílat faktury pozemní

poštou preferuje-li zákazník tuto možnost komunikace můžeme. Zaslání faktury pozemní poštou je zpoplatněno, cenou platby pod kódem 001 v menu Fakturace / Nastavení / Typy plateb. Pokud je nastaveno zasíláni faktur pozemní poštou a cena není nastavena na "0", tak se na každou vygenerovanou fakturu přidá položka "Zaslání faktury pozemní poštou”.

Individuální cena

Tato volba se zpřístupní při povolení zasílání faktur pozemní poštou a slouží k nastavení individuální ceny za zasílání faktur poštou typicky u firem můžete nastavit individuální cenu na "0".

Zasílat faktury emailem

Zasílání fakturace každý měsíc na emailovou adresu uvedenou v kartě klienta. Defaultně nastaveno na ANO. Muže být nastaveno souběžné odeslaní faktur pozemní poštou i na email.

Neposílat upomínky automaticky

Standardně nechejte neoznačeno, zasílání upomínek řadovým klientům je běžný postup. V případě, že se ale jedná o VIP klienta, zaměstnance firmy, nebo větší či pravidelně platící firma, nemusí být žádoucí obesílat takového klienta upomínkami.

IČO a DIČ

Údaje vyplňujte pouze u živnostníků a firem.

Bankovní účet

Číslo bankovního učtu klienta.

Odlišná adresa odběratele

Vyplňte v případě, že adresa přípojky se liší od fakturační adresy zákazníka, kteří službu nakupují. Například pobočky a prodejny firem, nebo rodiče, kteří hradí internet jejich dětem na kolejích.

Počáteční finanční stav

Pokud přecházíte ze starého systému na ISP admin a klient má přeplatek, nebo nedoplatek, tak jej zde zaevidujte. Poté v záložce Fakturace / Počáteční stav, kde se zobrazí počáteční stav jako přeplatek, nebo nedoplatek z předchozích období, záznam uložte a počáteční stavy se vynuluji. Tímto krokem se započnou do fakturace a nemusíte se stále ohlížet zpět na finanční bilanci v předešlém systému. Tímto způsobem se do systému zanesou všechny počáteční stavy klientů.

Vrácená smlouva

Poznámka o podepsání smlouvy, můžete si zde označit Vracená / Nevrácená, popřípadě doplnit datum, kdy mi tento klient podepsanou smlouvu vrátil.

Fakturační skupina

Každý klient patří do určité fakturační skupiny, což reprezentuje firmu poskytovatele. Jestliže jste samostatná firma, stačí založit pouze jednu fakturační skupinu. Někteří ISP se však skládají z více firem, proto potřebují vést fakturaci ve více fakturačních skupinách, v nichž každá firma vystupuje samostatně.

Každá fakturační skupina obsahuje vlastní logo a razítko pro tvorbu vlastních faktur. Také všechny údaje jako číselné řady, fakturace, statistiky nebo klienty vede nezávisle na ostatních.

Přidání nové, či úpravy stávajících fakturačních skupin můžete provést v záložce Fakturace / Nastavení / Fakturační skupiny.

Typ úhrady

Způsob provedení plateb za vystavené faktury. Většinou se používá bankovní převod nebo složenka. Úpravy typu úhrad můžete provést v Fakturace / Nastavení / Typy úhrad. Zde si označíme ty typy úhrad, které budeme využívat. Typy Bankovní převod, Inkaso, SIPO a Složenka jsou systémové a nelze je měnit, další typy si můžete přidat dle vlastních potřeb. Pokud je položka označena jako Výchozí,tak při přidávání uživatele je primárně předvyplněna.

Číslo SIPO

Vyplňte políčko pokud je jako typ úhrady zvoleno SIPO. Jinak je políčko neaktivní. V případě nastavené platby SIPO je zde potřeba zadat "Spojovací číslo klienta”, které slouží ke generování SIPO souboru pro Českou poštu.

Jméno kontaktní osoby je jediná povinná položka, dále můžete vyplnit... Funkce E-mail Telefon

...poznámka ke konkrétnímu kontaktu: (klient se rozmyslí s připojením, odchází od od konkurence, pořad volá kvůli kravinám, laguje mu hra, vysoké pingy, častý restart klientského routeru, chce pořád individuální cenu domluvit , hackuje naši síť, stahovač, problémy s policii - opakovaně nahlášena IP, atd... )