×

Upozornění

JUser: :_load: Nelze nahrát uživatele s ID: 43

Odstranění záznamů ze systému

Odstranění klienta

Odstraněný klient není přímo smazán ze systému ale pouze vyjmut ze seznamu aktivních klientů.

Odstranění služby

Odstraněná služba není přímo smazána ze systému, ale pouze skryta ze seznamu aktivních služeb. V Kartě klienta máte následující možnosti:

icon lupa disZobrazit odstraněné služby Zařadí do výpisu aktivních služeb i služby, které byly dříve odstraněny
Obnovení zrušené služby Umožní zrušenou službu obnovit pomocí obrazovky na editaci služby.

Odstranění faktury

Jednotlivá faktura V Kartě klienta / Fakturace v detailu dané faktury je možné icon delete invoiceStornovat fakturu, poté v Fakturace Storno Faktury danou fakturu úplně smazat icon check ko.
Hromadné faktury

Vygenerované faktury lze smazat pouze v případě, že jsou veškeré faktury neuhrazené.

Odstranění routeru

Router lze smazat pouze v případě, že na daném routeru nejsou žádné aktivní služby. Smaže se definitivně, ale v databázi je jeho ID zachováno, takže je možné vytvořit nový router se stejným ID a pak znovu vyplnit jeho nastavení.

Jednorázová faktura za službu poskytovanou v určitém období

 

Pokud chcete klientovi jednorázově vyfakturovat určitou službu, kterou je mu poskytována např. celý rok, musíte si dávat pozor na to, abyste si nepletli celkovou cenu, kterou za rok používání požadujete, s cenou služby, kterou je vždy míněna cena za měsíc. Pokud tedy Vámi poskytovaná služba stojí např. 1200 Kč za rok a Vy ji chcete jednorázově vyfakturovat za celé toto období (12 měsíců), neuvádějte jako cenu služby 1200 Kč, jelikož by následně došlo k vyfakturování 12 x 1200 Kč, nýbrž 100 Kč, protože 12 x 100 Kč = 1200 Kč.  

 

Zpoplatnění změn tarifu

 

Můžete například chtít zpoplatnit klientům změnu tarifu na nižší. To je v systému možné provést, ne však automaticky. Daným klientům musíte ručně vystavit fakturu (na individuální bázi).

 

Jak vystavit výdajový pokladní doklad

 

Systém vystavuje výdajový pokladní doklad u přeplatků vracených v hotovosti. Přeplatky se vracejí v Kartě klienta v sekci Fakturace. Vrácené přeplatky jsou zobrazeny v seznamu dole na dané stránce. Tam je také možné si u každého přeplatku stáhnout výdajový pokladní doklad v PDF, který si můžete následně vytisknout.

 

Pokud chcete vystavit výdajový pokladní doklad na vrácení přeplatku, který z nějakého důvodu není evidovaný v systému ISPadmin, je možné to provést následovně: V Kartě klienta v sekci Fakturace kliknete na icon money acceptPřijmout platbu v hotovosti a poté dole ve formuláři vyplníte políčko Přidat do kreditu. Zde vyplníte částku a uložíte. Tím se ke klientovi zapíše přeplatek. Ten poté v sekci Fakturace vrátíte kliknutím na icon money backVrátit přeplatek. Následně máte možnost si vytisknout doklad.

Jak zaslat klientovi email se všemi jeho neuhrazenými fakturami

Pokud chcete klientovi zaslat email se všemi jeho neuhrazenými fakturami, postupujte následovně:

 

  1. Jděte do Karta klienta / Fakturace.
  2. Najděte neuhrazenou fakturu.
  3. Klikněte na tlačítko Detail.
  4. Klikněte na tlačítko icon email2Upomínka emailem.
  5. Zaškrtněte checkbox Připojit všechny neuhrazené faktury a vyplňte daný formulář.
  6. Klikněte na tlačítko Odeslat.

 

Kontrolní hlášení DPH

Platí pouze pro CZ lokalizaci

kontrolni hlaseni

Od 1.1.2016 vzniká povinnost odevzdávat Kontrolní hlášení DPH.

ISPadmin může v aktuální verzi vygenerovat nové kontrolní hlášení nebo je možné vložit již vygenerované kontrolní hlášení a nechat ISPadmin do něj vepsat pouze data, které má ISPadmin k dispozici.

Ze strany ISPadmina se v kontrolním hlášení řeší pouze věty D, P, A1, A4 a A5. Pokud je vložen soubor z účetního programu, jsou veškeré informace uchovány a pouze doplněny o věty, které jsou v ISPadminu řešeny.

 

Funkčnost

V Fakturace Faktury Faktury klikněte na   a zvolte Kontrolní hlášení pro DPH. Budete přesměrování na stránku s možností vygenerování kontrolního součtu.

Dodavatel v KHDPH   Dodavatel dle Fakturační skupiny: Údajě do věty P budou doplněny dle nastavení níže zvolené fakturační skupiny. Údaje do věty D budou vygenerovány dle zvoleného datumu vytvoření a měsíce pro export.
  Dodavatel dle XML souboru: věta P a D bude zkopírovaná z vybraného souboru
XML soubor Pokud je soubor zvolen, systém pracuje z daty ze zvoleného XML a jsou doplněny o data z ISPadmin
Fakturační skupiny pro export Výběr fakturačních skupin, pro které budu data exportovány

 

Nastavení

V Fakturace Nastavení Fakt. skupiny je nyní možné nastavit údaje potřebné pro vyplnění kontrolního součtu pro DPH. (sekce Kontrolní hlášení DPH).

Zaškrtněte Používat Kontrolní hlášení   a vyplňte příslušné údaje.

 

alert icon  POZOR alert icon

Vygenerovaný soubor doporučujeme před odesláním správci daně zkontrolovat na daňovém portálu, popř. je zde možné doplnit soubor o řádky, se kterými ISPadmin nepracuje.

Daňový portál se nachází na adrese http://www.daneelektronicky.cz/

Pro možnost otestování je dočasně spuštěn testovací portál https://mfwwwit-1.mfcr.cz

Přidání nové/Editace stávající fakturační skupiny

 

Nastavení fakturační skupiny

 

Název Interní název pro skupinu v rámci systému
Skrýt fakturační skupinu Ne/skrýt fakturační skupinu
Měna Používaná měna. Zadejte kód měny (dle standardu ISO 4217 - např. CZK, EUR, USD).
Zúčtovací období Aktuální fakturační období, ke kterému jsou generovány faktury
DPH Ne/plátce DPH 
Účtování Daňová evidence / podvojné účetnictví 
Občanské sdružení

Společnost je / není občanské sdružení. Pokud zaškrtnete, že daná firma je občanské sdružení, tak budou na faktuře upraveny tyto texty:

 

  • FAKTURA - DAŇOVÝ DOKLAD na FAKTURA
  • Klientské číslo na Členské číslo
  • Dodavatel na Název organizace
  • Odběratel na Člen
Skrýt superCASH kód na faktuře Ne/skrýt superCASH kód na faktuře 

 

Logo / Razítko

 

Přeplatky

O započítávání přeplatků zde.

O vracení přeplatků zde.

 

PayPal

Zaškrtnutím tlačítka se aktivují platby prostřednictvím PayPal pro danou fakturační skupinu. Dále je potřeba vyplnit PayPal ID. Více od nastavení PayPal zde.

 

Kontrolní hlášení DPH

  Po zaškrtnutí se Vám zobrazí formulář, do kterého vyplníte příslušné údaje podle Vaší potřeby a nastavení. Více o kontrolním hlášení zde.

 

Fakturační údaje - export

icon info2  Lze využít systémových proměnných. O exportu faktur zde.

Export faktur do POHODY bez adresáře klientů Vyplňujete: Popis
Export faktur do POHODY s adresářem klientů Vyplňujete: Popis
Money S3

Vyplňujete: Export předkontace, Export účto, Export středisko, Popis, Export prefix číselné řady, Kód DPH, Export zkratka pokladny, Export předkontace, Export středisko, Export členění DPH, Export prefix číselné řady

Export MRP/KS Vyplňujete: Export předkontace a Kód DPH
Export faktur do MK-soft Vyplňujete: Export předkontace
EKONOM Vyplňujete: Export prefix číselné řady
KASTNER - stereo Vyplňujete: Export prefix číselné řady
Abra G3  

 

Fakturační údaje

 

Firma Společnost, kterou fakturační skupina reprezentuje. Vyplňuje se podle živnostenského listu.
Firma 2 Název firmy 2
Ulice Údaje o adrese provozovny   
Město
PSČ
Stát
Telefon Kontaktní telefonní číslo
Fax Kontaktní číslo faxu
E-mail Tento email bude uveden jako odesílatel emailu s fakturami. Příklad: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. 
Popis e-mailu pro odesílání

Popisek, který se bude v doručeném emailu ukazovat místo emailové adresy. Příklad: Fakturační oddělení firmy XY.

Pokud nejsou hodnoty E-mail a Popis e-mailu pro odesílání vyplněny, použije se nastavení z FakturaceNastaveníObecné (klíče billing_mail a billing_mail_name).

WWW stránky Webové stránky Vaší firmy
Fakturovat Jméno osoby, která vystavila fakturu. Jméno je zobrazeno na vystavené faktuře. 
Identifikační číslo organizace
DIČ Daňové identifikační číslo
Číslo účtu Číslo firemního bankovního účtu. Pokud si přejete, aby systém pracoval s více bankovními účty, přidejte si další fakturační skupinu. 
Banka Název banky
IBAN Mezinárodní podoba čísla bankovního účtu. IBAN si můžete nechat vygenerovat ze zadaného čísla účtu kliknutím na Vypočítat
BIC BIC (bankovní identifikační kód, swiftová adresa banky) umožňuje jednoznačnou identifikaci banky příjemce. 
Číslo SIPO Číslo SIPO, které máte přidělené poštou pro možnost odesílání SIPO souboru na poštu.
ID věřitele (SEPA) ID věřitele (SEPA)
Dodatek Dodatek propisuje zadaný text (včetně systémových proměnných) do patičky každé vystavené faktury. Často používané dodatky:

 

  • Přihlašovací údaje do Portálu klienta: Vaše vystavené faktury si můžete prohlédnout také v elektronické podobě v Portálu klienta, Přístupové údaje jsou následující:
    • Uživatelské jméno: $USERNAME$
    • Přístupové heslo: $PASSWORD$
  • Informace o registraci firmy: Dle zák. 235-2004 Sb. o DPH §26 je tento elektronický daňový doklad právně naprosto přípustný. Firma zapsána v OR vedeném soudem v PRAZE, oddíl A., vložka 1234.
  • Informace pro zadání trvalého příkazu:
    • Číslo účtu příjemce: 1234567890/9876
    • Splatno: k 1. dni v měsíci (nebo kvartálu u čvrtletních plateb)
    • Variabilní symbol: $KLIENT_NUMBER$
    • Částka pro převod: viz. CELKEM K ÚHRADĚ

 

Po kliknutí na Seznam systémových proměnných se zobrazí seznam proměnných v těchto kategoriích: Klient, Internet, VoIP, Upomínky atd. Všechny tyto proměnné mohou být využity při sestavování šablon smluv.

 

Zálohová faktura

O zálohových fakturách zde.

Vystavovat zálohové faktury Ne/vystavovat zálohové faktury. Při aktivaci této funkce se budou vystavovat zálohové faktury všem klientům v dané fakturační skupině.
Název pro zálohové platby (Výzva k platbě) Možnost nastavit pojmenování pro zálohové faktury. Na klasické faktuře je uveden nápis "Faktura", na zálohových fakturách se nejčastěji používá nápis "Výzva k platbě" nebo "Zálohová faktura".
Dodatek na zálohové faktuře Text propisovaný na zálohovou fakturu. Je možné napsat jiný dodatek na zálohovou fakturu a jiný dodatek na fakturu klasickou.

 

  • Vzor dodatku na zálohové faktuře: Daňový doklad Vám bude zaslán oproti došlé platbě na Váš kontaktní e-mail $EMAIL$ ve formátu PDF. Platba je považována za uhrazenou, pokud je zaplacena v plné výši.

 

Po kliknutí na Seznam systémových proměnných se Vám zobrazí seznam proměnných, které můžete využít.

 

Platební kalendář

O platebním kalendáři zde.

Razítko - levý okraj Vzdálenost razítka od levého okraje v mm.
Razítko - horní okraj Vzdálenost razítka od horního okraje v mm.
Text na splátkovém kalendáři Text, který se objeví na splátkovém kalendáři. Po kliknutí na Seznam systémových proměnných se Vám zobrazí seznam proměnných, které můžete využít.

 

 

Generování upomínek

Upomínky jsou automaticky generovány systémem každý den v hodinu určenou v ID reminder_send_hour. Vygenerují se pouze upomínky vyhovující pravidlům zadaným v jednotlivých šablonách. Pokud vytvoříte novou šablonu upomínek, bude se její aplikace vztahovat pouze na faktury klientů, které přesáhnou dobu splatnosti teprve až v době její existence. Pro faktury jejichž doba splatnosti přesahuje tu než je nastavena v šabloně, se automatické upomínky generovat nebudou.

Pokud tedy vytvoříte šablonu upomínek na pět dní po splatnosti, každý následující den v určenou hodinu se provede kontrola všech faktur s překročenou dobou splatnosti a u těch, které budou mít dobu po splatnosti právě pět dní, budou upomínky řádně vygenerovány. Pokud však některé faktury mají dobu splatnosti překročenu například o deset dní, upomínky vygenerovány nebudou, protože v době, kdy byly právě tyto faktury pět dní po splatnosti, šablona ještě neexistovala. Můžete však založit další šablonu upomínek s dobou splatnosti patnáct dní, která tyto faktury již zpracuje.

 

icon info2 Pokud si nepřejete konkrétního klienta obesílat upomínkami (např. VIP klienta), odznačte políčko Neposílat upomínky automaticky v jeho Kartě klienta.

icon info2 Ruční generování upomínek

icon info2 Zaslání individuální upomínky

 

 

  • Automatické upomínky se generují 1x denně v určený čas.
  • Systém prohledá šablony, u kterých je nastaveno Odesílat automaticky mailem nebo smskou.
  • Systém prohledá faktury, které jsou po splatnosti tolik dní, kolik je v šablonách uvedeno.
  • Najde-li systém takovou fakturu, zkontroluje, jestli je zákazníkovi povoleno posílat automatické upomínky a jestli klient dluží více než minimální částku pro odeslání upomínky Fakturace Nastavení Obecné, ID request_for_pay_min_amount.
  • Dále klient musí mít uvedenou emailovou adresu a jeho zařazení (fakt. skupina, stav, skupina) musí odpovídat šabloně upomínky.
  • Jsou-li všechny podmínky splněny, upomínka se odešle a zapíše se do Karty klienta / Historie / E-maily / Automatické upomínky. Všechny upomínky jsou uloženy v Fakturace Upomínky Historie.

 

Fakturace Nastavení Obecné

reminder_send_hour V kolik hodin se budou odesílat automaticky generované upomínky.
request_for_pay_min_amount Minimální dlužná částka, při které se generuje automaticky upomínka. Pokud je dlužná částka nižší, tak se upomínka nevygeneruje a nepošle.
reminder_mail_copy Emailová adresa pro zasílání kopie automaticky generovaných upomínek. Pokud je tato emailova adresa vyplněna, tak se všechny automatické upomínky odesílané klientům posílají v kopii i na tento email.
reminder_additional_item_desc Popis průběžné položky vytvořené při generování upomínky, která se přidá v případě zpoplatnění odesílané upomínky.

Fakturační období, plovoucí období

Možnosti jsou: bez fakturace, měsíčně, dvouměsíční, čtvrtletní, půlroční a roční. Výhodné pro zarovnání na kvartály kvůli DPH je čtvrtletní fakturační období.

Zarovnání na kvartály lze vypnout v Fakturace Nastavení Obecné, ID floating_period.

 

Zálohové faktury

Zálohová faktura (nebo také Výzva k platbě) je nedaňovým dokladem. Je to informace pro klienta, že má zaplatit za službu (-y). Nastavuje se pro každou fakturační skupinu zvlášť.

Nastavení

Fakturace Nastavení Fakt.skupiny, sekce Zálohová faktura, Vystavovat zálohové faktury  

Zálohová faktura se vystaví všem klientům nehledě na nastavení jednotlivých klientů. Pokud není vystavování zálohových faktur nastaveno u fakturační skupiny, je možné toto nastavení nastavit pro jednotlivé klienty.

Název pro zálohové faktury (Výzva k platbě) Text v hlavičce faktury (Používájí se převážně texty "Výzva k platbě" nebo "zálohová faktura")
Dodatek na zálohové faktuře Text uvedený v dodatku zálohové faktury (př. "Po úhradě výzvy k platbě Vám bude systémem automaticky zaslána řádna faktura na Váš email $EMAIL$")


Fakturace Nastavení Obecné

proforma_automatic_send Po úhradě zálohové faktury je možné odeslat řádnou fakturu. Zde je možné zvolit, zda má být řádná faktura odeslána popř. kam.
proforma_invoice_number 0: Zálohová faktura má stále stejné číslo
1: Zálohová faktura má pokaždé jiné číslo (Pro klienty s trvalým příkazem je vhodné použít volbu 0)
proforma_mail_copy Pokud je v proforma_automatic_send nastaveno 2 nebo 3, tak je zde možné nastavit email, na který chodí kopie řádných faktur.
proforma_prefix Pokud klient nemá zadáno klientské číslo, tak je potřeba nastavit prefix pro vygenerování VS na zálohové faktuře. Prefix musí být ve formátu NNN kde N je číslo 0-9.

 

Funkčnost

Pokud je vystavovaní zálohových faktur zapnuto, systém vždy jako první vystaví zálohovou fakturu (výzvu k platbě). Zálohová faktura (výzva k platbě) však není žádný daňově uznatelný doklad, je to pouze papír s informacemi o tom, jakou částku a pod jakým VS a SS má klient zaplatit. Pokud je zálohová faktura (výzva k platbě) uhrazena, systém automaticky vystaví řádnou fakturu, kterou dle nastavení odesílá klientovi. Pokud však klient má nastaveno zasílání faktur pozemní poštou nebo nemá uveden email nebo má vypnuté zasílání faktur emailem, tak systém pošle toto oznámení na email uvedený v záložce FakturaceNastaveníObecné, ID billing_mail.

Změna číselné řady pro fakturaci

Změna číselné řady pro fakturaci se typicky provádí na Nový rok, případně následný den. Zde uvedený příklad je platný pro přechod z roku 2017 na 2018.

icon info2 Jak nastavit číslování faktur

Hromadné generování faktur

Při první fakturaci v roce 2018 je nutné nastavit novou číselnou řadu. Při vystavení faktur je potřeba přepsat políčko Počáteční číslo faktury: v Fakturace Faktury Faktury například na 2018000001. Tím se automaticky vytvoří nová číselná řada pro rok 2018.

alert icon  Nová číselná řada pro zvolenou fakturační skupinu musí být vyšší než nejvyšší použité číslo faktury u dané fakturační skupiny. Pokud by byla nová číselná řada nižší, systém by při dalším vystavení použil nejvyšší číslo faktury a to by navýšil o +1.

U většiny případů je potřeba změnit pouze číslo roku. Např. z řady 2017XXXXXX na 2018XXXXXX.
Pokud by stará číselná řada byla např. sedmimístná 217XXXX, musí být nová řada vždy vyšší.
Buď 218XXXX a nebo o celý řád XXXXXXXX (osmimístná).

 

Vytvoření samostatné faktury pro klienta

K nastavení nové číselné řady může dojít i vytvořením samostatné faktury pro individuálního klienta. Pokud tedy vystavujete u klienta samostatnou fakturu, je potřeba stejným způsobem změnit Číslo faktury v Kartě klienta, Fakturace - icon create invoice Vystavit fakturu


S výše uvedenou změnou číselné řady pro fakturaci mohou souviset i následující témata:

Přeplatky

Pokud zahrnujete přeplatky do DPH (Fakturace Nastavení Fakt.skupiny), je potřeba v sekci Přeplatky změnit políčko Počáteční hodnota číselné řady započtených přeplatků do DPH (daň. doklady): podle stejné logiky.

Hotovostní platba klienta

Pokud používáte číslování hotovostních dokladů pro platby klientů v závislosti na fakturačních skupinách (nastavení v Fakturace Nastavení Obecné, ID hotovostni_doklad_rozdeleni = 1), je potřeba změnit Číslo hotovostního dokladu v Kartě klienta, Fakturace - icon money acceptPřijmout platbu v hotovosti.

Úvod do fakturace

Zde naleznete základní nastavení modulu Fakturace tak, aby mohl být začít používán.

Obecné nastavení fakturace

První věcí, kterou je potřeba v systému nastavit, jsou položky v Fakturace Nastavení Obecné, které ovlivňují kompletní chování fakturačního modulu. Nejdůležitější položky obecného nastavení fakturace jsou:

cena_dph_typ

Nastavení typu ceny použitého v systému ISPadmin:

0 - Ceny se zadávají jako ceny bez DPH. Ceny s DPH se vypočtou na základě zadané sazby DPH.
1 - Ceny se zadávají jako ceny s DPH. Ceny bez DPH se vypočtou na základě zadané sazby DPH.

Viz příklady uvedené níže.

dph Sazba DPH
dph_low Snížená sazba DPH
export Výběr software, do kterého budete exportovat faktury.
pozastavit_neplatice

Nastavení možnosti pozastavit klienta:
0 - vypnuto
1 - Pokud faktura vyhovuje parametrům pro pozastavení, bude klient pozastaven

pozastavit_neplatice_min_castka Minimální částka, kterou musí klient dlužit, aby jej systém pozastavil.
pozastavit_po_splatnosti Po kolika dnech po splatnosti faktury má systém klienta pozastavit.
price_rounding Zaokrouhlování částek na faktuře
splatnost_faktur Splatnost faktury podle zadaného počtu dní
vs_ss_exchange 0 - Klientské číslo je na faktuře uvedeno jako specifický symbol a číslo faktury jako variabilní symbol.
1 - Klientské číslo je na faktuře uvedeno jako variabilní symbol a číslo faktury je uvedeno jako specifický symbol.

Příklady výpočtu cen pro jednotlivé nastavení cena_dph_typ:

cena_dph_typ = 1

Výpočet pro ČR dle Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty § 36 - 46a

CENA S DPH = 11.85 Zadaná v ISPadminu
SAZBA = 20% Zadaná v ISPadminu
DPH = CENA S DPH * KOEFICIENT
KOEFICIENT = [SAZBA/(100 + SAZBA)](Dle zákona zaokrouhleno na 4 desetinná místa)
DPH = 11.85 * [20/(100+20)]
DPH = 11.85 * 0,1667
DPH = 1.975395
DPH zaokrouhleno = 1.98
CENA BEZ DPH = CENA S DPH - DPH
CENA BEZ DPH = 11.85 - 1.98
CENA BEZ DPH = 9.87

Výpočet pro ostatní lokalizace

CENA S DPH = 11.85 Zadaná v ISPadminu
SAZBA = 20% Zadaná v ISPadminu
DPH = CENA S DPH * KOEFICIENT
KOEFICIENT = [SAZBA/(100 + SAZBA)]
DPH = 11.85 * [20/(100+20)]
DPH = 11.85 * 0,1666666667
DPH = 1.975
DPH zaokrouhleno = 1.98
CENA BEZ DPH = CENA S DPH - DPH
CENA BEZ DPH = 11.85 - 1.98
CENA BEZ DPH = 9.87

cena_dph_typ = 0

Výpočet pro všechny lokalizace

CENA BEZ DPH = 11.85 Zadaná v ISPadminu
SAZBA = 20% Zadaná v ISPadminu
KOEFICIENT = [(100 + SAZBA)/100]
CENA S DPH = CENA BEZ DPH * KOEFICIENT
CENA S DPH = 11.85 * 1.2
CENA S DPH = 14.22
DPH = CENA S DPH - CENA BEZ DPH
DPH = 14.22 - 11.85
DPH = 2.37

Vytvoření fakturační skupiny

FakturaceNastaveníFakt. skupiny

Každý klient patří do určité fakturační skupiny, což reprezentuje firmu poskytovatele. Jestliže jste samostatná firma, stačí založit pouze jednu fakturační skupinu. Někteří ISP se však skládají z více firem, proto potřebují vést fakturaci ve více fakturačních skupinách, v nichž každá firma vystupuje samostatně. Každá fakturační skupina obsahuje vlastní logo a razítko pro tvorbu vlastních faktur. Také všechny údaje jako číselné řady, fakturace, statistiky nebo klienty vede nezávisle na ostatních. Každá fakturační skupina musí mít svou vlastní číselnou řadu. Nelze mít jednu číselnou řadu pro více fakturačních skupin.

Hromadné vystavení faktur

Faktury se hromadně vystavují po fakturačních skupinách v Fakturace Faktury Faktury.


Pokud se učíte systém používat, dejte pozor, aby jste takto vystavené testovací faktury neodeslali na klientské emaily! Jakmile budete s testováním možností fakturace hotovi, můžete kontaktovat naši technickou podporu, která Vám všechny testovací záznamy vytvořené ve fakturaci odstraní. Tímto způsobem budete tedy moci začít znovu pracovat v čisté fakturaci.

 

icon info2 Užitečné

Vystavení samostatné faktury

Zálohové faktury

Logo/razítko na faktuře

V Fakturace Nastavení Fakturační skupiny při přidávání nové skupiny () nebo editaci stávající icon edit:

 

Nastavení

Logo

Logo Firemní logo, které bude použito na všech fakturách této fakturační skupiny. Nahrátí obrázku loga do systému je podmíněno formátem PNG, 24 bit, bez průhlednosti. Velikost vkládaného obrázku by neměla přesahovat 1 MB.
Logo - šířka Šířku loga upravte v grafickém editoru a nastavte velikost v milimetrech.
Logo - levý okraj Vzdálenost loga od levého okraje stránky (A4) v mm, slouží  k posouvání loga na vytištěných fakturách. Reálnou pozici odměřte pravítkem z vytištěné faktury. Pokud vyplníte milimetrové hodnoty číslem 0, tak se obrázek při následujícím vystavení faktur nebude nezobrazovat.
Logo - horní okraj Vzdálenost loga od horního okraje stránky (A4) v mm, slouží  k posouvání loga na vytištěných fakturách. Reálnou pozici odměřte pravítkem z vytištěné faktury. Pokud vyplníte milimetrové hodnoty číslem 0, tak se obrázek při následujícím vystavení faktur nebude nezobrazovat.

Razítko

Razítko Platí to samé jako v případě nastavení loga.
Pozice razítka na faktuře se složenkou Nastavení umístění razítka na fakturách, ve kterých je v dolní části složenka.
Razítko - hotovostní doklad Razítko, které se zobrazuje na hotovostních dokladech, doroporučené nastavení:
Razítko - hotovostní doklad - Šířka 50 mm (Šířka razítka)
Razítko - hotovostní doklad - Levý okraj 130 mm (Vzdálenost od levého okraje)
Razítko - hotovostní doklad - Horní okraj 115 mm (Vzdálenost od horního okraje)

 

icon info2

 Nejjednodušší cestou jak převést obrázek razítka nebo loga je vložit jej do aplikace Malování, která je součástí MS Windows. Poté jen vyberete požadovaný formát PNG a obrázek uložíte.
Toto nastavení se projeví teprve až u nově vytvořených faktur. Faktury vystavené před touto změnou zůstanou tedy nezměněny.
Kliknutím na zobrazit zobrazíte náhled obrázku, náhled celé faktury pak kliknutím na icon pdf1 ve sloupci Náhled.

 

Odstranění

Pokud vyplníte milimetrové hodnoty (šířka, okraje) číslem 0, tak se obrázek při následujícím vystavení faktur nebude nezobrazovat.

icon info2

 Tímto krokem zrušíte zobrazovaní loga nebo razítka pro další nově vystavené faktury. Již vystavené faktury lze opravit pouze jejich zrušením a následným vystavením nových faktur. V krajním případě je možné provést tuto změnu zásahem technické podpory do databáze.

 

Export dat z UniCredit Bank

Tento postup je pouze ilustrativní, vždy postupujte podle aktuálního podmínek v Unicreditbanking.
Po přihlášení přejděte do menu Finance > Účty > Historie.
900px Postup exportu Unicredit1

Vyhledejte záznamy dle datumu. Směr transakcí - příchozí.
900px Postup exportu Unicredit2

Jako formát exportu vyberte UNICREDIT formát a klikněte na Export.
900px Postup exportu Unicredit3

Klikněte na export.csv a uložte soubor, který poté budete importovat do ISPadmin.
900px Postup exportu Unicredit4
Následně proveďte import do ISPadmin v Fakturace Banka Import.

Změna vzhledu faktury

 

Vzhled faktury je daný a není možné jej změnit.

 

Ve faktuře je možné změnit pouze následující (v Fakturace Nastavení Fakt. Skupiny):

 

  • logo
  • razítko
  • firemní údaje
  • dodatek, který se zobrazí ve spodní části faktury

 

V záložce Fakturace Nastavení Obecné pak můžete zakázat zobrazování některých hodnot:

 

  • dont_show_bank_information – nezobrazovat na faktuře číslo účtu, název banky, IBAN a BIC
  • dont_show_ss – nezobrazovat na faktuře specifický symbol
  • dont_show_vs – nezobrazovat na faktuře variabilní symbol

 

Funkčnost splatnosti faktur

Vystavení samostatné faktury

Splatnost faktur – systém automaticky nabídne datum vystavení + počet dní splatnosti faktur nastavený u klienta.
Pokud klient nemá nastaven počet dní splatnosti faktur, systém pracuje s hodnotou nastavenou v Fakturace Nastavení Obecné, ID splatnost_faktur.

Př.: Splatnost faktur je globálně nastavená na 14 dní. U klienta není žádná splatnost faktur nastavena. Při vystavení samostatné faktury s datem vystavení 1.2.2015 systém nabídne datum splatnosti 15.2.2015.

Hromadné vystavení faktur

Při hromadném vystavení faktur systém nastaví splatnost faktur dle nastavení klientů. Pokud u klientů není splatnost faktur nastavena, použije systém hodnotu nastavenou v globálním nastavení fakturace - Fakturace Nastavení Obecné, ID splatnost_faktur.

Př.: V globálním nastavení fakturace je nastaveno 14, u jednoho klienta je tato hodnota změněná na 20. Při hromadném generování faktur s datem vystavení 1.2.2015 bude u všech klientů nastaveno datum splatnosti na 15.2.2015 a u klienta s nastavenou hodnotou 20 bude splatnost faktury 21.2.2015.

Nefunkční stahování a párování plateb u Fio banky

 

Pokud Vám nefunguje stahování a párování plateb, zkontrolujte si nejprve, zda Vám neskončila platnost tokenu (API klíče) či zda Vaše banka nemá nějaký výpadek v poskytování této služby. Pokud zjistíte, že ani jedna ze dvou výše zmiňovaných možností, není příčinou, kontaktujte technickou podporu ISPadmin: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

 

Slovenské poštovní poukázky

 

ISPadmin má v sobě implementovanou podporu pro slovenské poštovní poukázky.

Typ úhrady Složenka musí být povolen v Fakturace Nastavení Číselníky Typ úhrady.

V Fakturace Nastavení Obecné naleznete nastavení pro chování těchto složenek:

 

invoice_sk_slozenka – volba typu použité složenky
invoice_sk_slozenka_kod – možnost tisku čárového kódu
invoice_sk_slozenka_typ – volby typu podkladové složenky (Pro IBANové složenky zvolte Typ SI.)

 

Dále pak jen stačí vystavit u klienta fakturu s typem úhrady Složenka, tato složenka je použita i v případě odesílání upomínek.

 

Vystavení faktur v cizí měně

 

Pokud chcete vystavit fakturu/y v cizí měně, můžete postupovat několika způsoby. Jaký si vyberete, zavisí na okolnostech. Následující příklady Vám pomohou vybrat ten správný.

 

Pokud chcete fakturu v cizí měně vystavit jednorázově nebo jednou za čas, vystačíte si s postupem č. 1.

Pokud však faktur v cizí měně vystavujete více či je vystavujete pravidelně, je pro Vás vhodný postup č. 2.

 

Postup č. 1:

Není potřeba si vytvářet samostatnou fakturační skupinu. Fakturu můžete vystavit ve stejné číselné řadě. Jediné, co musíte udělat, je nastavit jinou měnu a DPH/VAT. Abyste to mohli udělat, je nezbytné v Fakturace Nastavení Obecné povolit editaci měny a DPH/VAT na vystavené faktuře. K tomu slouží následující dva klíče: "currency_change" a "vat_change".

Následně to funguje tak, že vystavíte fakturu a při vystavení můžete nastavit sazbu DPH/VAT (faktury do zahraničí jsou většinou s 0% DPH/VAT). Po uložení faktury a následné editaci můžete změnit i měnu (například na EUR).

Pokud chcete fakturu v cizí měně odeslat, tak si otevřete Kartu klienta, přepněte ISPadmin do EN a fakturu odešlete. Tím se mu pošle v angličtině.

 

Postup č. 2:

Pokud těch faktur v cizí měně vystavujete více, tak je dobře si na to založit samostatnou fakturační skupinu. Potom máte třeba dvě fakturační skupiny na stejnou firmu. U každé fakturační skupiny si nastavíte spravný účet a měnu. Následně vystavujete faktury na spravnou fakturační skupinu podle měny. 

 

Export předkontace do POHODY

 

ISPadmin umožňuje exportovat předkontace do účetního systému POHODA.

 

Pokud v Fakturace Nastavení Obecné povolíte možnost predkontace, tak v Fakturace Nastavení Předkontace je možné předkontace nastavit. Změny se promítnou při dalším vystavení faktur.

 

Pokud chcete předkontace rozlišit pro jednotlivé typy poskytovaných služeb, je potřeba si to nastavit v Fakturace Nastavení Předkontace Služby.

 

Při exportu do POHODY pak systém v případě, že jsou předkontace zapnuty, přidává ke každé exportované položce její nastavenou předkontaci. Pro export je použito nastavení číslo předkontace. Pokud číslo předkontace není uvedeno, je zde použit název předkontace.

Je možné použít různé IBAN kódy pro různé druhy plateb v rámci jedné fakturační skupiny?

 

Ne. Jeden IBAN odpovídá jedné fakturační skupině. V rámci jedné fakturační skupiny nelze mít více IBANů.

 

Připsání přeplatku do kreditu klienta

 

Dejme tomu, že používate FIO banku. V FakturaceBankaFIO se Vám ukáží veškeré příchozí platby na účet. Když víte, že konkrétní platba je od klienta, který má vše uhrazeno, tak na konci řádku kliknete na Spárovat, v políčku Klient vyhledáte svého klienta, ke kterému chcete platbu přiřadit. Vyjede Vám seznam odpovídajících klientů a na konci řádku kliknete na tlačítko Přidat do kreditu. Částka se připíše do kreditu klienta.

 

Export dat z ISPadmin do MRP/KS: chyba u typu DPH

 

Nejprve je nutné zjistit, jaký typ DPH (kód DPH) máte nastaven v MRP/KS, a následně jej musíte stejně nastavit v ISPadminu. V ISPadminu provedete potřebné úpravy v FakturaceNastaveníFakt. skupiny. Při editaci fakturační skupiny naleznete dole možnosti exportu. Kliknete na Export MRP/KS. Typ DPH lze upravit v poli Kód DPH. Změny se projeví až při dalším exportu. Poté by již měl import proběhnout v pořádku.

 

Byl vystaven dobropis, ale faktura je stále označena jako "neuhrazená".

 

U dobropisu je potřeba použít tlačítko Potvrdit opravný daňový doklad. Následně se faktura označí jako uhrazená.

 

Jak nastavit číslování faktur

 

Na této stránce naleznete rady, jak vhodně a správně nastavit číslování faktur:

 

  1. Dvě různé faktury nesmí mít stejné číslo. Čísla faktur jsou unikátní, aby se daly jednotlivé faktury jednoznačně identifikovat a dohledat.

  2. Doporučená maximální délka čísla faktury je 10 znaků. Toto doporučení vyplývá ze skutečnosti, že banky i ekonomické programy převážně počítají s tím, že na faktuře má VS nebo SS maximálně 10 znaků.

  3. Formát číselné řady si může uživatel zvolit dle svých potřeb, ale je nutné ho dodržovat.

  4. Výchozí hodnotu čísla faktury pro danou fakturační skupinu si uživatel nastaví při generování faktur v poli Počáteční číslo faktury / SS (resp. Počáteční VS)*.

    * Poznámka: To, jak je při generování faktur relevantní pole označené (buď Počáteční číslo faktury / SS, nebo Počáteční VS), závisí na nastavení klíče vs_ss_exchange v FakturaceNastaveníObecné. Pokud je hodnota = 0, tak je označené jako Počáteční VS. Pokud je hodnota = 1, tak je označené jako Počáteční číslo faktury / SS.

  5. Pro každou fakturační skupinu se používá vlastní číselná řada.

    Např.:

    1. fakturační skupina: Počáteční číslo faktury / SS (resp. Počáteční VS): 2018100001
    2. fakturační skupina: Počáteční číslo faktury / SS (resp. Počáteční VS): 2018200001

  6. Pokud je to jen trochu možné, tak by měla být číselná řada nepřetržitá, tedy bez mezer. Nemělo by tedy docházet k tomu, aby po faktuře číslo 2018100001 následovala 2018100003.

  7. Pokud je jako výchozí hodnota zadáno číslo 2018000001, tak toto číslo dostane první faktura a další generované faktury v dané fakturační skupině dostanou vždy číslo poslední faktury navýšené o 1.

  8. Změna číselné řady se zpravidla provádí při přechodu na nový fakturační rok. Např. v roce 2017 se faktury vedly v řadě od 2017000001, v roce 2018 se budou vést v řadě od 2018000001.

  9. Nová číselná řada pro zvolenou fakturační skupinu musí být vždy vyšší než nejvyšší použité číslo faktury u dané fakturační skupiny. Pokud by byla nová číselná řada nižší, systém by při dalším vystavení použil nejvyšší číslo faktury a to by navýšil o 1.

  10. Na dodržování nastavených číselných řad je nutno dbát nejen při hromadném generování faktur, nýbrž i při vystavování faktur samostatných.

 icon info2 Změna číselné řady

Jak provést úhradu více faktur pomocí jedné platby klienta

 

Ve Fakturace Banka je možné při párování nespárované platby uhradit více faktur najednou (není potřeba přidávat přebytek do přeplatku). Pokud je možné jednou platbou uhradit více faktur, je zde zobrazeno Uhradit více faktur. V následujícím kroku je pak možné vybrat faktury, které mají být uhrazeny. Zbývající částka platby je poté vložena do kreditu.

 

Kde nastavit emailovou adresu, z které jsou posílány fakturační emaily?

 

Fakturační emaily se odesílají z emailové adresy, která je uvedena u konkrétní fakturační skupiny. Její nastavení můžete změnit ve Fakturace Nastavení Fakt. skupiny. V sekci Fakturační údaje si najděte pole E-mail a do něj zadejte požadovanou adresu.

Import bankovních výpisů ve formátu CSV do ISPadmina není funkční

 

Pokud Vám nejde importovat CSV soubor z banky do systému ISPadmin, zkontrolujte, zdali je daný soubor v požadovaném formátu. To si můžete zjistit tak, že půjdete do Fakturace Banka Import, u položky Typ si kliknete na ikonu icon info2 a v pop-up okně, které se objeví, si zvolíte, že si chcete prohlédnout příklad importu v CSV formátu. Stažený soubor následně porovnáte s Vaším původním souborem a provedete potřebné změny.

 

Nenačetly a nesprárovaly se platby z bankovních emailů.

 

Zkontrolujte, zdali v záložce Fakturace Banka E-mail jsou emaily z banky.

 

Pokud tam nejsou, tak je potřeba ověřit, zdali správně funguje přihlašování na poštovní účet. To zjistíte ve Fakturace Nastavení Banka Banka - e-mail (Test spojení).

 

Zkontrolujte, zdali emaily z banky nebyly omylem zařazeny do složky Hromadné. Pokud ano, přesuňte je do složky Doručené, aby se platby nahrály do systému.

 

Platby můžete ručně vložit do systému ve Fakturace Úhrady Úhrady.

Výpočet DPH na fakturách

 

DPH je počítáno pro každou fakturovanou položku. Je vždy zaokrouhleno na 2 desetinná místa. Celkové DPH se pak spočítá jako součet těchto dílčích DPH.

Raiffeisenbank a Fio banka - import plateb z bankovních emailů vs. přímý import plateb z platebního systému

 

Doporučujeme využívat přímý import plateb z platebního systému, protože je mnohem spolehlivější než emaily. Emaily se totiž mohou na cestě z banky někde ztratit či mohou být omylem klasifikovány jako spam či hromadná pošta.

 

Lze importovat úhrady faktur z ISPadmina do Pohody?

 

Do Pohody není možné importovat úhrady faktur pomocí souboru ze systému ISPadmin. Úhrady je nutné zadat ručně.

 

Jak nastavit Váš PayPal účet

icon info2 Aby párování PayPal plateb fungovalo, musí být každá individuální platba zahájena přes tlačítko PayPal v Portálu klienta. Notifikaci o provedené platbě byste potom měli vidět v logu Apache serveru po příkazu cat /var/log/apache2/access_support_ispadmin.log | grep notify.

Nastavte si notifikace na Vašem PayPal účtu podle následujícího obrázku

 

PayPal notifications

 

V případě, že ani tak platby přes PayPal nejsou doručovány do ISPadmin, doplňte nastavení následujícím způsobem:

  • Profile and settings > My selling tools > Instant payment notification - Update > notification URL: zadejte URL ve formátu https://admin.vasispadmin.cz/new/www/paypal/notify, kde admin.vasispadmin.cz nahraďte podle Vaší potřeby
  • Receive IPN messages > Enable

CSV formát pro import plateb

 

Sloupec 1 SS (Specifický symbol)
Sloupec 2 Dodatek (Poznámka)
Sloupec 3 VS (Variabilní symbol)
Sloupec 4 Datum splatnosti
Sloupec 5 Částka

 

Sloupce jsou odděleny středníkem (";"). Příklad: 1795;František Vopršálek;7620783;30.1.2018;10000

 

Odstranění záznamů ze systému

Odstranění klienta Odstraněný klient není přímo smazán ze systému ale pouze vyj...

Kontrolní hlášení DPH

Platí pouze pro CZ lokalizaci Od 1.1.2016 vzniká povinnost odevzdávat Kontrol...

Přidání nové/Editace stávající fakturační skupiny

Nastavení fakturační skupiny Název Interní název pro skupinu v rámci...

Změna číselné řady pro fakturaci

Změna číselné řady pro fakturaci se typicky provádí na Nový rok, případně násled...

Logo/razítko na faktuře

V Fakturace Nastavení Fakturační skupiny při přidávání nové skupiny (+ Přidat no...

Zálohové faktury

Zálohová faktura (nebo také Výzva k platbě) je nedaňovým dokladem. Je to informa...

Úvod do fakturace

Zde naleznete základní nastavení modulu Fakturace tak, aby mohl být začít použív...

Generování upomínek

Upomínky jsou automaticky generovány systémem každý den v hodinu určenou v ID re...

Export faktur

Faktury můžete exportovat do svého účetního programu, pokud je v ISPadmin podpor...

Fakturační období, plovoucí období

Možnosti jsou: bez fakturace, měsíčně, dvouměsíční, čtvrtletní, půlroční a roční...

Jak nastavit číslování faktur

Na této stránce naleznete rady, jak vhodně a správně nastavit číslování faktu...

Jednorázová faktura za službu poskytovanou v určitém období

Pokud chcete klientovi jednorázově vyfakturovat určitou službu, kterou je mu ...

Export dat z UniCredit Bank

Tento postup je pouze ilustrativní, vždy postupujte podle aktuálního podmínek v ...

Zpoplatnění změn tarifu

Můžete například chtít zpoplatnit klientům změnu tarifu na nižší. To je v sys...

Položky na faktuře nejsou v mé jazykové verzi ISPadmin

Názvy fakturovaných položek si dle potřeby můžete sami nastavit v Nastavení A...

Změna vzhledu faktury

Vzhled faktury je daný a není možné jej změnit. Ve faktuře je možné změni...

Jak vystavit výdajový pokladní doklad

Systém vystavuje výdajový pokladní doklad u přeplatků vracených v hotovosti. ...

Při exportu nebyla vyexportována položka Měna

Položka Měna se načítá z nastavení dané fakturační skupiny. Pro správnou funkčno...

Jak zaslat klientovi email se všemi jeho neuhrazenými fakturami

Pokud chcete klientovi zaslat email se všemi jeho neuhrazenými fakturami, postup...

Funkčnost splatnosti faktur

Vystavení samostatné faktury (index.php?option=com_content view=article id=968:v...

Jak nastavit popis průběžné položky na faktuře

Jděte do Nastavení Syst. nastavení Centrální sklad a v tabulce Nastavení popisu ...

Slovenské poštovní poukázky

ISPadmin má v sobě implementovanou podporu pro slovenské poštovní poukázky. ...

Byl vystaven dobropis, ale faktura je stále označena jako "neuhrazená".

U dobropisu je potřeba použít tlačítko Potvrdit opravný daňový doklad. Násled...

Nefunkční stahování a párování plateb u Fio banky

Pokud Vám nefunguje stahování a párování plateb, zkontrolujte si nejprve, zda...

Vystavení faktur v cizí měně

Pokud chcete vystavit fakturu/y v cizí měně, můžete postupovat několika způso...

Export dat z ISPadmin do MRP/KS: chyba u typu DPH

Nejprve je nutné zjistit, jaký typ DPH (kód DPH) máte nastaven v MRP/KS, a ná...

Export předkontace do POHODY

ISPadmin umožňuje exportovat předkontace do účetního systému POHODA. Poku...

Je možné použít různé IBAN kódy pro různé druhy plateb v rámci jedné fakturační skupiny?

Ne. Jeden IBAN odpovídá jedné fakturační skupině. V rámci jedné fakturační sk...

Podporuje ISPadmin platební bránu PayU?

Ne, ISPadmin nepodporuje platební bránu PayU.

Připsání přeplatku do kreditu klienta

Dejme tomu, že používate FIO banku. V FakturaceBankaFIO se Vám ukáží veškeré ...

Jak nastavit fakturované období u služby VoIP

V Nastavení Syst. nastavení Obecné v záložce voip_offset můžete určit, že chc...

Jak provést úhradu více faktur pomocí jedné platby klienta

Ve Fakturace Banka je možné při párování nespárované platby uhradit více fakt...

Kde nastavit emailovou adresu, z které jsou posílány fakturační emaily?

Fakturační emaily se odesílají z emailové adresy, která je uvedena u konkrétn...

Umí ISPadmin exportovat pokladní doklady do účetního systému POHODA?

Ne, neumí. Data z dokladu je nutné do systému přepsat ručně.

Import bankovních výpisů ve formátu CSV do ISPadmina není funkční

Pokud Vám nejde importovat CSV soubor z banky do systému ISPadmin, zkontroluj...

Jak změnit text na faktuře

To, jaký popis budou mít Vámi poskytované služby na faktuře, lze měnit dle po...

Raiffeisenbank a Fio banka - import plateb z bankovních emailů vs. přímý import plateb z platebního systému

Doporučujeme využívat přímý import plateb z platebního systému, protože je mn...

Výpočet DPH na fakturách

DPH je počítáno pro každou fakturovanou položku. Je vždy zaokrouhleno na 2 de...

Nenačetly a nesprárovaly se platby z bankovních emailů.

Zkontrolujte, zdali v záložce Fakturace Banka E-mail jsou emaily z banky. ...

Jak nastavit Váš PayPal účet

Aby párování PayPal plateb fungovalo, musí být každá individuální platba zaháje...

Lze importovat úhrady faktur z ISPadmina do Pohody?

Do Pohody není možné importovat úhrady faktur pomocí souboru ze systému ISPad...

CSV formát pro import plateb

Sloupec 1 SS (Specifický symbol) Sloupec 2 Dodatek (Poznámka) ...

«
»

KONTAKT

NET service solution, s.r.o.
Žerotínova 3056/81a
787 01 Šumperk
Česká republika